النظام الإداري

ينظّم هذا النظام عمل الكوادر الإدارية لموسم الحج: تشكيل المجموعات والتكتلات، وصفات العاملين فيها ومهامهم، ومراحل العمل، وتقييمه.

• خدمة الحاج من تسجيله حتى عودته بفريق مؤهل ومعروف.
• توزيع الحجاج على مجموعات وتكتلات متوازنة في العدد والخدمة.
• تقييم كل إداري بما عمل، ليُبنى عليه موسمه القادم.

• المجموعة: حجاج يرأسهم رئيس مجموعة، عددهم بفئة رئيسها في مستوى تكتلها.
• التكتل: مجموعات يرأسها رئيس تكتل، بمستوى واحد (اقتصادي، اقتصادي محسن، خمس نجوم).
• الفئة: فئة رئيس المجموعة (الأولى… الرابعة)، ووزنها في مجموع فئات التكتل.
• الصفة الأساسية: صفة الفرد الدائمة بين المواسم. الصفة الموسمية: صفة تمنحها الإدارة لموسم واحد بسببها.
• الفرع: مكتب الإدارة الذي ينتمي إليه الفرد، ومنه يُختار مع فروعه الإضافية.

للصفات سلوك في التكتل: أي مقعد تشغل في المجموعة، ومن أي قائمة مرشحين تُختار، وهل تقود تكتلاً أو مجموعة. تفصيل كل صفة ومهامها في «التوصيف الوظيفي».

• الموجّهون الدينيون ثلاث درجات (أ، ب، ج)، والموجّهات كذلك. الدرجة «أ» تمنح التكتل «شارة التميّز في التوجيه الديني».
• يُحتسب في متوسط أعمار التكتل عمرٌ مثبَّت لبعض الدرجات: «أ» 40، و«ب» 45 (والموجّهة «ب» 48).
• محاسب التكتل من كادره عدا الموجّهات، يختاره رئيسه عند تشكيله في المكتب.

• لجنة الشؤون الدينية: درجات الموجّهين وبرامج التوجيه.
• لجنة الامتحانات: الاختبار المؤتمت للتأهيل في قاعات المراكز الامتحانية، بإشراف مشرفي القاعات.
• الخدمات المشتركة بين التكتلات: النقل بين المشاعر، والعيادات، ونقاط الإرشاد، وتنسّقها الإدارة.

يقدّم كل رئيس تكتل خطة تشغيلية لتكتله تقبلها الإدارة أو تعيدها بملاحظات.

• تسمية التكتل من كلمة أو كلمتين، لا تشبه اسم تكتل أو مجموعة أخرى كلياً أو جزئياً، ولا تفيد حصرية الحج.
• المنسق التقني متفرّغ في مراحل العمل الأساسية.
• متوسط أعمار كادر التكتل لا يزيد على 50 سنة، و40 أو أقل ينال «شارة العمر».
• يُرسل طلب التكتل بين ساعة البدء وساعة الموعد النهائي، وما يُرسل حتى الموعد الأول ينال «شارة الالتزام بالمواعيد».

يُقيَّم كل إداري في نهاية الموسم مرحلةً مرحلة: تقييم الحجاج 40%، ورئيس التكتل 25%، والإدارة 20%، وسلوكه في سجل المنصة 15%. وتُصنَّف المجموعات والتكتلات بتقييماتها: يُرفّع أعلاها ويُنزَّل أدناها بالنسب التي تعلنها الإدارة.

• تقرير التكتل النهائي عند اعتماده (يُطبع من المنصة).
• الخطة التشغيلية للتكتل.
• الكشف المالي لمحاسب التكتل في نهاية الموسم.
• العقود الموقّعة: عقد الحاج مع المجموعة، وعقد التكليف الإداري، وعقود الخدمات.

يُعمل بهذا النظام لموسم 1448، وتعدّله الإدارة بمقررات تُنشر في «المقررات الإدارية». وما لم يرد فيه نص يُرجع فيه إلى قسم شؤون المجموعات والتكتلات.